Klantenreactie

De salarisverwerking is altijd snel en accuraat. Het is ook zeer prettig dat men bij onvoorziene omstandigheden altijd flexibel is.
Sape Halbesma, Natuurmuseum Fryslan

Is het uitbesteden van salarisadministratie interessant voor uw bedrijf?

Wanneer een bedrijf 1 of meer personen in dienst heeft en deze ontvangen ook loon, dan moet er een salarisadministratie worden bijgehouden.
 
De salarisadministratie is een complexe bezigheid. Het moet aan veel voorschriften voldoen:
 
  • Opstellen en bewaren van de loonstaten.
  • Inhouden, aangeven en afdragen van de loonheffingen voor iedere werknemer.
  • Jaarlijks aan iedere werknemer een jaaropgave verstrekken.
  • Maandelijks verstrekken van een loonstrook aan de werknemer.
  • Controleren van de gegevens bij indiensttreding van een nieuwe werknemer.
  • Het bewaren van de administratieve gegevens. Deze gegevens moeten minimaal zeven jaar bewaard worden.
  • Etc.

Door deze voorschriften zijn er veel verschillende werkzaamheden voor een bedrijf. De salarisstroken en het salarisoverzicht moeten vervaardigd worden. De (collectieve) salarisverhoging worden bewaakt en de personeelsmutaties worden verwerkt. De onderneming is verantwoordelijk voor de premies sociale verzekeringen. De loonaangiften worden verzorgd. Ook het correct toepassen van de afdrachtverminderingen, loonkostensubsidies en andere fiscaal toelaatbare regelingen valt onder de verantwoordelijkheden, net als opstellen van jaaropgaven en jaarrapportages. Tevens valt het opstellen, beheren en aanpassen van de arbeidsovereenkomst onder de verantwoordelijkheden.
Salarisadministratie overzichten
 
Er zijn een drietal overzichten die erg belangrijk zijn in de salarisadministratie. Het gaat hierbij om de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgaven.

De loonstaat is het overzicht voor de werkgever van de verdiensten van de werknemers. Voor elke afzonderlijke werknemer is er een loonstaat. Deze bestaat uit de volgende onderdelen:
 
  • NAW gegevens van de medewerker
  • BSN van de medewerker
  • Loon in geld
  • Loon in natura
  • Eventuele fooien
  • Reiskosten vergoeding
  • Verschuldigde loonheffing
  • Premies voor werknemersverzekeringen
  • Premies inkomensafhankelijke bijdragen / zorgverzekeringswet
  • Svw-loon
  • Fiscaal loon

De jaaropgave bevat de jaarlijkse informatie voor de belastingdienst. Alle informatie over het loon en de inhoudingen wordt hier opgegeven en deze wordt opgemaakt in januari van elk jaar. De jaaropgave bestaat uit:
 
  • Jaarlijkse informatie voor de belastingdienst (alle informatie over loon en inhoudingen verzameld)
  • Het loon dat de werknemer heeft ontvangen over het kalenderjaar
  • Ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen
  • BSN
  • Loon Zorgverzekeringswet (Zvw) en ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw
  • Premies werknemersverzekering
  • Code 0 of 1
    • De belastingdienst kan zien of er bepaling van de loonbelasting en premie volksverzekering wel (1) of geen (0) rekening gehouden is met loonheffingskorting

Meestal is er sprake van periodieke mutaties. Deze kunnen vast of variabel zijn. Vaste mutaties zijn langer dan één maand of periode toepassing. Voorbeelden van vaste mutaties zijn wijzigingen van adres, brutosalaris, contracturen en functie. Variabele mutaties zijn slechts van toepassing voor een enkele maand of periode. Voorbeelden hiervan zijn declaraties, uren bij uurloon en eindejaarsbonus. Ook speciale inhoudingen en beloningen vallen hieronder. U kunt hierbij denken aan:
 
  • Loonkosten in natura
  • Reiskosten per gewerkte dag
  • Voorschotten
  • Bekeuringen
     
Het uitbesteden van salarisadministratie
 
Er kunnen verschillenden redenen zijn om de salarisadministratie uit te besteden. Het uitvoeren en bijhouden kost veel tijd en moeite. Dit is tijd die vervolgens in de bedrijfsvoering kan worden gestoken. Door uit te besteden blijft er meer tijd over de bedrijfsvoering. Ook is er voor de salarisadministratie specialistische kennis nodig. Er kan worden uitbesteed aan een expert op het betreffende vakgebied, waar specialistische kennis aanwezig is. Bij het zelf uitvoeren van salarisadministratie moet er geïnvesteerd worden in een salarisprogramma en salarisprofessional, kosten die niet gemaakt worden bij het uitbesteden van salarisadministratie. Er zijn nog enkele andere nadelen aan het zelfstandig uitvoeren van de salarisadministratie. Het bedrijf loopt namelijk een risico bij ziekte van de interne salarisexpert. Bij uitbesteden is het bedrijf zeker dat de continuïteit gewaarborgd wordt. Van de werknemers in Nederland heeft maar liefst 55% wel eens te maken met lang wachten op salaris. Ook heeft binnen deze groep 48% te maken met niet kloppende betalingen. In het geval van dit soort fouten zou 44% van de werknemers ontslag overwegen. Salaris conflicten kunnen zorgen voor veel onrust, wat voorkomen kan worden door uit te besteden aan een vertrouwd bedrijf.
 
Bij salarisadministratie in eigen beheer kunnen verschillende werkzaamheden verkeerd worden uitgevoerd:
 
  • Onjuiste toepassing voor afdracht van pensioen of sociale premies
  • Te hoge afdracht van loonbelasting
  • Verkeerde bijtellingspercentage auto van de zaak
  • Niet meenemen van premiekorting voor oudere of arbeidsgehandicapte werknemers
  • Te laat doorvoeren van cao mutaties

Uit ervaring is gebleken dat veel bedrijf niet bekend zijn met loonkostenvoordelen (premiekorting). Eén keer niet toepassen van de loonkostenvoordelen kan het bedrijf al €18.000,- per werknemer kosten. Een goed salariskantoor kan ervoor zorgen dat het personeel een correcte salarisstrook ontvangt. Het uitbesteden van salarisadministratie is voor ieder bedrijf interessant. Vooral bij weinig affiniteit met boekhouden is het een uitstekende optie. Uitbesteden is het meest aantrekkelijk voor bedrijven met 1 tot 250 man personeel.
 
Keuze salarisadministrateur

Wanneer er wordt gekozen om de salarisadministratie uit te besteden, dan staat het bedrijf nog voor een andere lastige keuze. Hoe kies je het juiste salariskantoor? Er komen een aantal risico’s naar voren, wanneer voor het verkeerde salariskantoor wordt gekozen. Het is daarom verstandig om de volgende vragen te beantwoorden bij het kiezen van een verwerkingskantoor:
 
  • Wordt het kantoor goed beoordeeld door klanten?
  • Zijn er klanten van het kantoor bij u bekend en kunt u om hun ervaring vragen?
  • Heeft het kantoor expertise in de branche of cao van het bedrijf?
  • Handelt de verwerker proactief bij wijzigingen in de cao?
  • Heeft het bedrijf veel ervaring?
  • Is het bedrijf makkelijk bereikbaar voor contact?
  • Maakt het bedrijf gebruik van persoonlijk contactmomenten?
  • Heeft het bedrijf een goede prijs/kwaliteitverhouding?
  • Kunnen definitieve berekeningen eerst worden gecontroleerd?
  • Kunnen mutaties en gegevens makkelijk worden geïmporteerd en geïndexeerd?
  • Biedt het kantoor meer dan alleen salarisstroken? Zoals bijvoorbeeld personeelsadvies?

Contact
 
Heeft u na het lezen van deze tekst interesse in het uitbesteden van uw salarisadministratie? Of overweegt u over te stappen naar een nieuw salariskantoor? Laat u dan informeren door Salarisadministratie & Personeelsadvies K.A.P. B.V. over de meerwaarde die wij voor uw bedrijf kunnen betekenen. Graag verwijzen wij u naar onze contactpagina.